Regulamin Korzystania Z Aplikacji Faktura Express

I. Słownik Pojęć i Definicje

1. Dostawca – podmiot zarządzający i administrujący platformą Faktura Express.

2. Użytkownik (Przedsiębiorca) – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową, która zawarła z Dostawcą umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną. W zakresie korzystania z modułów uproszczonej księgowości, użytkownikiem może być wyłącznie osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą.

3. Umowa – porozumienie o świadczenie usług zawierane drogą elektroniczną w języku polskim, którego zawarcie następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego, akceptację regulaminu oraz uiszczenie wymaganych opłat taryfowych (za moment zapłaty uznaje się datę uznania rachunku bankowego Dostawcy).

4. Regulamin – niniejszy dokument.

5. Serwis / Aplikacja – platforma Faktura Express udostępniana m.in. na urządzenia mobilne z systemem Android, administrowana przez Dostawcę.

6. Usługi – świadczone drogą elektroniczną usługi cyfrowe i księgowe, polegające na wsparciu procesów fakturowania, prowadzeniu uproszczonej księgowości oraz przetwarzaniu danych na indywidualne żądanie Użytkownika w języku polskim.

7. Login – adres e-mail Użytkownika służący do autoryzacji podczas logowania oraz bieżącej komunikacji.

8. Hasło – poufny ciąg znaków tworzony przez Użytkownika (składający się z co najmniej 8 znaków, w tym wielkich liter i cyfr), służący do zabezpieczenia dostępu do konta.

9. Przerwa Techniczna – czasowy brak dostępu do Aplikacji spowodowany niezbędnymi pracami konserwacyjnymi lub serwisowymi.

10. Cennik – publikowany w oficjalnych kanałach Aplikacji wykaz opłat i warunków świadczenia usług. Zmiana Cennika nie stanowi zmiany treści regulaminu.

11. Abonament – zryczałtowana opłata uiszczana przez Użytkownika z góry za pełny miesiąc kalendarzowy korzystania z usług.

12. Cykl Rozliczeniowy – dwunastomiesięczny okres ciągłego świadczenia usług dostępu do funkcji Aplikacji.

13. Okres Testowy – jednorazowy, bezpłatny czas próbny udostępniany Użytkownikowi w celu zapoznania się z możliwościami Aplikacji.

14. Faktura Elektroniczna – dokument rozliczeniowy przesyłany lub udostępniany w formacie cyfrowym, z zachowaniem autentyczności pochodzenia i integralności treści zgodnie z przepisami.

15. Informacje Poufne – wszelkie nienależące do domeny publicznej dane o charakterze technicznym, handlowym, finansowym lub organizacyjnym powiązane ze Stronami.

16. Strony – łącznie Użytkownik oraz Dostawca.

17. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony danych osobowych.

18. Dane Osobowe – wszelkie informacje dotyczącej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, przetwarzane przez Administratora Danych w celu realizacji Umowy.

II. Ogólne Warunki Świadczenia Usług

1. Dostawca świadczy usługi na rzecz Użytkowników zgodnie z niniejszym regulaminem oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego.

2. Zasady oraz czynności techniczne związane ze świadczeniem usług drogą elektroniczną określa niniejszy regulamin, a dostęp do funkcji następuje po pomyślnym uwierzytelnieniu w systemie.

3. Z Aplikacji mogą korzystać wyłącznie Użytkownicy, którzy prawidłowo ukończyli proces rejestracji. Użytkownik może upoważnić inne osoby do działania w jego imieniu, nadając im osobne dane dostępowe.

4. Majątkowe prawa autorskie do Aplikacji, jej elementów graficznych oraz oprogramowania należą do Dostawcy i podlegają ochronie prawnej; jakiekolwiek kopiowanie, modyfikowanie lub rozpowszechnianie bez pisemnej zgody jest zabronione.

5. Dokumentacja księgowa powiązana z korzystaniem z Aplikacji przechowywana jest w miejscu prowadzenia działalności przez Użytkownika (wskazanym w jego zgłoszeniu NIP-2).

III. Zawarcie, Czas Trwania i Rozwiązanie Umowy

1. Przed przystąpieniem do rejestracji Użytkownik ma obowiązek zapoznać się z regulaminem i zaakceptować jego postanowienia.

2. Dostęp do funkcji płatnych uzyskuje się po zaksięgowaniu opłaty zgodnej z Cennikiem.

3. Podczas zakładania konta Użytkownik podaje Login oraz Hasło, a także zobowiązany jest do podania prawdziwych, kompletnych danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko, nazwa firmy, adres oraz NIP).

4. Wszelkie zmiany danych Użytkownik ma obowiązek na bieżąco aktualizować w swoim panelu administracyjnym.

5. Użytkownik wybiera jeden z dostępnych pakietów usług, a świadczenie rozpoczyna się z chwilą zaksięgowania płatności.

6. Dostawca świadczy usługi przez opłacony Okres Abonamentowy. Po jego upływie, w celu kontynuacji usług, wymagane jest uiszczenie opłaty na kolejny okres.

7. W razie braku płatności za przedłużenie abonamentu, Użytkownik zachowuje prawo do bezpłatnego dostępu do Aplikacji w zakresie przewidzianym dla planów darmowych.

8. Rezygnacja lub brak opłacenia abonamentu nie powoduje utraty dostępu do danych księgowych za okresy, które zostały wcześniej w pełni opłacone.

9. W przypadku rezygnacji z usług płatnych w trakcie trwania opłaconego okresu, uiszczona kwota nie podlega zwrotowi.

10. Dostawca zastrzega sobie prawo do modyfikacji regulaminu (w szczególności w przypadku rozbudowy funkcji Aplikacji lub zmian prawnych), o czym poinformuje Użytkowników bezpośrednio w systemie.

IV. Zakres Usług

1. Usługi świadczone są w formie modułów i obejmują w szczególności: a) program do fakturowania, b) narzędzie do prowadzenia uproszczonej księgowości i przetwarzania dokumentów, c) system bieżącej kontroli stanów magazynowych.

2. Korzystanie z konkretnych modułów może być powiązane technologicznie z innymi elementami platformy; Dostawca może wdrażać nowe funkcjonalności.

3. Dostawca może wdrożyć okresowe akcje promocyjne na odrębnych zasadach.

4. Usługi Dostawcy nie obejmują: a) fizycznego archiwizowania dokumentacji rachunkowo-księgowej Użytkownika, b) reprezentacji przed organami podatkowymi lub administracyjnymi, c) sporządzania sprawozdań finansowych w imieniu Użytkownika, d) profesjonalnego doradztwa podatkowego w rozumieniu ustawowych przepisów.

5. Użytkownik we własnym zakresie odpowiada za ustawową archiwizację faktur i dokumentów księgowych zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług (VAT).

V. Prawa i Obowiązki Użytkownika

1. Użytkownik zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu oraz przepisów technicznych związanych z transferem danych.

2. Przed wygenerowaniem pierwszego dokumentu Użytkownik ma obowiązek poprawnie skonfigurować swoje dane firmowe w systemie.

3. Użytkownik zobowiązany jest do zapoznania się z instrukcjami działania modułów oraz stosowania się do komunikatów pojawiających się w trakcie korzystania z Aplikacji.

4. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za: a) posiadanie oryginalnych kopii dokumentów sprzedaży, b) weryfikację poprawności formalno-rachunkowej wprowadzanych danych, c) prawidłowy dobór stawek podatku VAT, d) tworzenie kopii zapasowych (wydruków lub eksportów poza systemem).

5. Użytkownik odpowiada za zgodność ewidencjonowanych dokumentów ze stanem faktycznym oraz zobowiązany jest do kontrolowania i weryfikacji numerów kont bankowych kontrahentów.

VI. Obowiązki i Odpowiedzialność Dostawcy

1. Dostawca dołoży należytej staranności w celu zapewnienia stabilnego i ciągłego działania Aplikacji, a także jej aktualizacji zgodnie ze zmieniającymi się przepisami prawa.

2. Dostawca odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie platformy na zasadach określonych w regulaminie, jednak nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z:

* błędnego korzystania z Aplikacji lub podania przez Użytkownika nieprawdziwych danych,

* nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa przez Użytkownika,

* braku dostępu do sieci Internet po stronie Użytkownika,

* przerw technicznych związanych z bieżącą konserwacją systemu.

3. Wyłącza się odpowiedzialność Dostawcy z tytułu rękojmi za wady oprogramowania w maksymalnym dopuszczalnym przez prawo zakresie.

VII. Wymagania Techniczne i Bezpieczeństwo

1. Do korzystania z Aplikacji niezbędne jest posiadanie urządzenia z dostępem do Internetu, przeglądarki internetowej obsługującej pliki HTML oraz aktywnego konta e-mail.

2. Użytkownik ma we własnym zakresie obowiązek korzystania z urządzeń wyposażonych w zaporę typu firewall oraz aktualne oprogramowanie antywirusowe.

3. Połączenia z Aplikacją są szyfrowane za pomocą bezpiecznego protokołu HTTPS.

4. Użytkownik zobowiązany jest do stosowania silnych haseł, ich nieujawniania osobom trzecim oraz unikania podejrzanych odnośników. W razie wykrycia anomalii należy natychmiast przerwać połączenie i zgłosić problem Dostawcy.

VIII. Polityka Prywatności i Dane Osobowe (RODO)

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników w rozumieniu RODO jest Dostawca.

2. Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celu realizacji umowy, świadczenia usług drogą elektroniczną oraz obsługi rozliczeń.

3. Dostawca może przetwarzać m.in. dane identyfikacyjne, adresowe, numery NIP/PESEL, adresy e-mail oraz dane eksploatacyjne związane ze sposobem korzystania z Aplikacji.

4. Użytkownik ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.

5. Dostawca stosuje szyfrowanie SSL oraz odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed nieautoryzowanym dostępem.

6. W Aplikacji wykorzystywane są pliki cookies (niezbędne do działania serwisu, analityczne oraz funkcjonalne). Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce internetowej.

IX. Finanse i Rozliczenia

1. Za świadczone usługi pobierane są opłaty zgodnie z aktualnym Cennikiem.

2. Wynagrodzenie płatne jest z góry za cały Okres Abonamentowy przelewem na rachunek wskazany przez Dostawcę.

3. Dostawca ma prawo do zmiany cen oraz limitów w Cenniku, jednak zmiany te nie dotyczą usług, które zostały już opłacone przez Użytkownika.

4. Faktury i dokumenty rozliczeniowe są wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej. Akceptacja regulaminu stanowi jednoczesną zgodę na otrzymywanie faktur bez podpisu odbiorcy.

X. Wsparcie Techniczne i Reklamacje

1. Dostawca zapewnia wsparcie techniczne za pośrednictwem narzędzi w Aplikacji oraz infolinii/e-maila w dni robocze w godzinach 8:00 – 16:00.

2. Reklamacje dotyczące działania Aplikacji należy zgłaszać drogą elektroniczną. Zgłoszenie powinno zawierać opis problemu, e-mail oraz nazwę firmy Użytkownika.

3. Reklamacje rozpatrywane są w terminie do 30 dni od dnia ich zgłoszenia.

4. Wszelka korespondencja urzędowa i prawna pomiędzy Stronami wymaga zachowania formy pisemnej lub elektronicznej na wskazane adresy.

XI. Postanowienia Końcowe

1. Użytkownik nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z umowy na podmioty trzecie bez pisemnej zgody Dostawcy.

2. Informacje poufne uzyskane w trakcie współpracy podlegają całkowitej tajemnicy i nie mogą być ujawniane osobom trzecim bez zgody drugiej Strony.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.

4. Wszelkie spory powstałe na tle realizacji umowy Strony będą starały się w pierwszej kolejności rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia, sądem właściwym do rozstrzygania sporów będzie sąd właściwy dla siedziby Dostawcy.

5. Integralną część regulaminu stanowi Cennik usług.